Автор: Ищете центр информационно-консультационной поддержки граждан? Тогда переходите на этот сайт spravkainform.com.ua.
ПРАВИЛА
организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях
I. Общие положения
1. Эти Правила устанавливают единые требования в отношении создания управленческих документов и работы со служебными документами, а также порядок их архивного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности (далее — учреждения).
Эти Правила являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми учреждениями.
2. В этих Правилах термины употребляются в таких значениях:
архив учреждения — структурное подразделение (ответственное за ведение архива лицо учреждения), организует и обеспечивает прием, нагромаджування архивных документов, их учет, хранение и пользование ими;
архивный каталог (архивная картотека) — архивный справочник, в котором информация систематизирована в соответствии с выбранной схемой классификации;
архивный фонд — совокупность архивных документов учреждения, сформированных на основании связи между документами и (или) их образователями;
бланк служебного документа — унифицированная форма служебного документа с напечатанной постоянной информацией и имеющимся местом для фиксирования переменной информации;
извлечение — засвидетельствованная копия части текста служебного документа;
обособленное подразделение — филиал, представительство, отделение или другой отделенный подраздел, который не имеет статуса юридического лица и осуществляет свою деятельность от имени юридического лица — резидента;
отраслевой перечень документов — перечень видов документов, создаваемых в процессе профильной деятельности всех учреждений определенной отрасли или сферы деятельности, со сроками их хранения;
государственные архивные учреждения — центральные, отраслевые государственные архивы, Государственный архив в Автономной Республике Крым, государственные архивы областей, городов Киева и Севастополя, архивные отделы районных, районных в городах Киеве и Севастополе государственных администраций;
источники комплектования — юридические и физические лица, которые являются образователями или владельцами документов Национального архивного фонда (дальше — НАФ), подлежащих передаче в архивные учреждения в обязательном порядке или на основании соглашения;
источники формирования НАФ — учреждения, которые являются создателями или владельцами документов этого Фонда;
делопроизводство — совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами;
документационный (документальный) фонд — совокупность служебных документов, которые накопились или собранные в процессе деятельности учреждения, состав и процесс формирования которой определяют ее нормативные документы;
документооборот в учреждении — движение служебных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
экспертиза ценности документов в учреждении — всестороннее изучение документов с целью внесения их в НАФ или извлечения из него, отнесение их к уникальных и установления сроков хранения документов, не подлежащих внесению в НАФ;
зона комплектования — административно-территориальная единица, в которой находятся учреждения, на которые распространяются полномочия соответствующей государственной архивного учреждения (архивного отдела городского совета);
инструкция по делопроизводству — обязательный нормативный акт, регламентирующий содержание и организацию выполнения процессов по делопроизводству учреждения;
копия документа — документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях — некоторых его внешних признаков;
номенклатура дел — обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел;
обзор архивных документов — архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с их джерелознавчим анализом;
опись дел — архивный справочник, предназначенный для учета и раскрытия содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри архивного фонда;
орган высшего уровня — учреждение, которое осуществляет функции управления в отношении непосредственно подчиненных ей учреждений;
организационно-распорядительная документация — унифицированная подсистема управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления и управленческого труда;
организация работы со служебными документами — организация осуществления документооборота, формирование дел, хранение служебных документов и их использование в текущей деятельности учреждения;
оригинал служебного документа — экземпляр служебного документа, имеющего оригинальную подпись должностного (служебного) лица учреждения;
перечень типовых документов — перечень видов документов, создаваемых во время выполнения общих для всех учреждений функций управления, со сроками их хранения;
указатель — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень объектов или явлений, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;
реквизит служебного документа — обязательный элемент, зафиксированный в документе для его идентификации, организации учета и придания ему юридической силы;
служба делопроизводства — структурное подразделение или ответственное лицо учреждения обеспечивает регистрацию, учет, организацию документооборота служебных документов, хранение документационного фонда или его части до передачи на хранение в архив учреждения;
служебный документ — официально зарегистрирован службой делопроизводства или соответствующим образом заверенный документ, полученный или созданный учреждением в процессе его деятельности и имеет соответствующие реквизиты;
срок хранения документа — период обязательного хранения служебного документа, определенный законодательством в результате проведения экспертизы ценности;
уникальный документ — документ НАФ, что составляет исключительную культурную ценность, имеет важное значение для формирования национального самосознания Украинского народа и определяет его вклад во всемирное культурное наследие;
управленческий документ — служебный документ, направленный на выполнение учреждением функций, обеспечивающих ее деятельность. К управленческим документам относятся организационно-распорядительные, первично-учетные, банковские, финансовые, отчетно-статистические, плановые, ресурсные и др;
фондораспорядитель — учреждение, в результате деятельности которой образовались документационный и в соответствии архивный фонды;
формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
3. Особенности организации делопроизводства со служебными документами, содержащими информацию с ограниченным доступом, делопроизводства по обращениям граждан в отношении запросов на информацию в отдельных отраслях и сферах общественных отношений определяются другими нормативно-правовыми актами.
Особенности организации электронного документооборота с использованием квалифицированных электронных доверительных услуг, работы с электронными документами и их подготовки к передаче на архивное хранение определяются законодательством.
